Handleiding zoeken door de databank

De nieuwe databank heeft een sterk verbeterde zoekfunctionaliteit. Deze is in de eerste plaats gestoeld op de verbetering van de metadata. Waar voorheen slechts één steekwoord, plaats of familienaam genoteerd kon worden per bestandsdeel, zijn dat er nu meerdere. Verder is ‘vrij zoeken’ centraal komen te staan en worden de zoekresultaten overzichtelijker gepresenteerd.

U zult spelenderwijs uitvinden hoe uzelf het liefste door de databank zoekt. Hier leest u over enige aspecten van zoeken en vernauwen van resultaten aan de hand van de metadata. Onderaan dit artikel; ziet u twee voorbeelden van het gebruik van de databank.

Een goede start is om binnen een collectie een zoekopdracht uit te voeren. En om vervolgens door middel van selectie van een filteroptie (plaats of familienaam) het resultaat verder te verkleinen. Als u gericht binnen een plaats en periode wilt zoeken naar al het materiaal, dat voorhanden is, dan kunt u allereerst de plaats selecteren (gebruik de vrij zoeken opdracht bovenaan de filteropties bij de plaatsen) en verklein vervolgens de periode.

De databank als catalogus

Om de gehele inhoud van de databank toegankelijk te maken verschijnt er in de zoekmachine, na selectie van een collectie, een tabel bovenaan de resultaten. Deze tabel helpt om de resultaten eenvoudig te door te wandelen door middel van doorklikken. Bijvoorbeeld, wanneer u de collectie bronbewerkingen selecteert, verschijnt er een A-Z tabel om snel door te zoeken tussen alle plaatsen in de metadata. Bij periodieken kunt u eenvoudig alle bladen tussen (bijvoorbeeld) 2001-2010 selecteren.

Nieuwe aanwinsten

Zonder vrije zoekopdracht worden de documenten gesorteerd op datum van toevoegen aan de databank. Dit betekent dat u in de databank de nieuwe documenten direct bovenaan de lijst kunt vinden. In een later stadium willen we de mogelijkheid maken tot alternatieve sortering (e.g. op periode).

Vrij zoeken

De databank begint met zoeken zodra u begint met typen, dus het is niet nodig om op enter te drukken. De zoekopdracht verloopt door de titel, de omschrijving, en de volledige tekst van een document. Bij vrij zoeken worden de resultaten gesorteerd op basis van een zoekscore. Als u twee termen invoert dan worden resultaten gevonden die aan allebei de zoektermen voldoen. Als standaard worden de zoektermen met een ‘fuzzy match’ criteria ingevoerd (tot maximaal 2 karakter permutaties) waardoor ook resultaten tevoorschijn komen waarin de zoekterm niet precies zo voorkomt. Een fuzzy search kan ook expliciet uitgevoerd worden met het tilde (~) symbool, bijvoorbeeld: Adriaensz~3. Deze opdracht vindt ook resultaten met bijvoorbeeld Adriaan. U kunt exact zoeken door de tekst tussen aanhalingstekens te plaatsen, bijvoorbeeld: “Jan Adriaensz”. Deze zoekopdracht verandert in een nabijheid zoekopdracht door er een tilde en getal achter te plaatsen: bijvoorbeeld “Jan Adriaensz”~2. Deze opdracht vindt ook resultaten waarin Jan en Adriaensz op twee woorden afstand van elkaar staan.

De volgende wildcards zijn voorhanden: ? (een onbekend karakter) of * (meerdere onbekende karakters). Enige voorbeelden van deze complexere maar krachtige zoekopdrachten komen beneden te staan. Belangrijke opmerkingen: De wildcard karakters die tussen aanhalingstekens staan worden (momenteel) genegeerd. Zoektermen met minder dan 3 of meer dan 12 karakters worden (momenteel) ook genegeerd. Exclusion operators, en nested search phrasing ligt ook nog buiten de huidige mogelijkheden.

Zoeken op plaats

U kunt hier een of meerderen plaatsen selecteren. Gebruik het vrij zoekenveld bovenaan de filteropties om naar plaatsen te zoeken. Plaatsen met een voorvoegsel staan als volgt in de databank: Gravenhage, ‘s- en Woud, ‘t. Sommige bestanddelen beslaan een groot gebied en zijn onder een of meerdere streeknamen ondergebracht.

Zoeken op familienaam

U kunt hier een of meerdere familienamen selecteren. Gebruik het vrij zoekenveld bovenaan de filteropties om naar familienamen te zoeken. Families met een tussenvoegsel staan als volgt in de databank: Velde, van der en Ablaing, ‘d.

Zoeken op periode

De periodefilter vernauwt de gevonden resultaten op de interesseperiode. Deze filter slaat aan wanneer zowel een het begin en einde van een periode ingevoerd zijn. Alle bestanddelen voor welke de periode overlapt met de geselecteerde periode worden getoond. Het is nodig om even te spelen met deze filter om ze onder de knie te krijgen.

Zoeken op steekwoord

Door middel van filteren op steekwoorden is het (bijvoorbeeld) mogelijk om snel alle bronnen over transporten te verzamelen, of snel alle belastingkohieren. De meest algemene steekwoorden staan achterin de rij steekwoorden. Denkt u bij steekwoorden ook over alternatieve of meer algemene steekwoorden, bijvoorbeeld ‘rechterlijk archief’ in plaats van ‘transporten’. Immers, de nauwkeurigheid van de metadata kan beperkt zijn en sommige bronnen kunnen alleen voorzien zijn van ‘rechterlijk archief’, terwijl ze ook nog vele transporten bevatten.

Overige filters

Resultaten kunnen verder vernauwd worden door filters als “Auteur” of “Reeks”. Zo vindt u heel snel alle bewerkingen van de heer Grabowsky uit Leerdam of alle genealogieën van de heer Slijkerman. De filter voor een reeks is met name nuttig voor het bij elkaar zoeken van tijdschriften (e.g. Kronieken, Zilver Histograaf) of bronnencollecties (Collectie Genealogie Wassenaar), of een serie genealogieën (e.g. Collectie Krimpenerwaardse Geslachten, Geslachten van het Eiland IJsselmonde).

Voorbeelden van zoeken in de Databank

Voorbeeld 1: zoeken naar de familie Lodder in Hillegersberg.

Tip: In plaats van Lodder in het vrije zoekveld in te typen, kunt u Lodder bovenaan het zoekveld van de Familie(s) filters invullen en vindt u een kwartierstaat met een familie Lodder uit Ouddorp.

Voorbeeld 2: zoeken naar alle bewerkingen van transporten in Schiedam tussen 1500 en 1630.

Opmerking: Op dit ogenblik kunnen de resultaten nog niet aan de hand van het periodeveld gesorteerd worden, dat staat reeds op een wensenlijst voor aanvullingen in de toekomst.